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dan69
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 Posté - 24 mars 2015 : 07:52:37
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La loi Alur oblige le syndic à soumettre au vote de l'AG, à la majorité 25, la décision de confier les archives de la copro à une entreprise spécialisée aux frais du syndicat et ce sans que cette décision ne puisse donner lieu à rémunération supplémentaire du syndic.
Que peut-il se passer si le transfert d'archives est refusé?
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Posté - 24 mars 2015 : 15:28:19
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c'est très simple : le syndic garde à sa charge les archives. Attention à l'ordre des résolutions dans cette AG :
* si vous votez d'abord le mandat et son contrat et si ensuite, vous refusez l'externalisation des archives, le syndic ne pourra modifier sa proposition déjà acceptée.
* dans le cas inverse, il pourra augmenter sa proposition d'honoraires lors de l'AG.... |
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Luc Standon
Contributeur vétéran
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Posté - 25 mars 2015 : 03:36:51
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Posté - 25 mars 2015 : 08:09:13
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citation: Le SDC gagne une année, mais le syndic vexé risque aussi d'augmenter ses honoraires l'année suivante, avec même une petite surfacturation.
Il faut savoir ce que l'on veut : la conservation des archives chez le syndic, c'est de l'occupation de superficie, du petit matériel de stockage, tout ceci fait partie des frais généraux d'une entreprise et il est normal que le syndic en tienne compte dans l'élaboration de ses honoraires.
Si j'étais membre du CS, à cet endroit, j'accompagnerai cet archivage extérieur d'une numérisation obligatoire de ces archives et d'un accès possible à ces documents numérisés par le président du CS  , car tant qu'à faire de l'économie de superficie autant que cela profite... Et si la résolution est acceptée, les honoraires de cette nouvelle année doivent baissés ou au moins restés égaux à l'année N-1, puisque les surfaces sont libérées |
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GĂ©dehem
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Posté - 25 mars 2015 : 09:40:12
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TOUTES les pièces qui concernent le syndicat, qu'elles soient "dormantes" ou "vivantes", sont sa propriété.
L'ensemble des pièces et documents ont été d'une façon ou d'une autre "payé" par le syndicat, y compris des plans ou autres ...
A ce titre, c'est au groupement concerné d'assumer la charge du stockage de Ses archives. |
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Posté - 25 mars 2015 : 10:15:02
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citation: Initialement posté par rambouillet
c'est très simple : le syndic garde à sa charge les archives. Attention à l'ordre des résolutions dans cette AG :
* si vous votez d'abord le mandat et son contrat et si ensuite, vous refusez l'externalisation des archives, le syndic ne pourra modifier sa proposition déjà acceptée.
* dans le cas inverse, il pourra augmenter sa proposition d'honoraires lors de l'AG....
Nous ne comprenons pas bien le raisonnement : le syndic assure actuellement la conservation des archives en interne, ou en externe à ses frais ; il met à l'ordre du jour l'externalisation au nom et à la charge du syndicat des copropriétaires : si les copropriétaires acceptent, il devrait théoriquement diminuer ses honoraires, et s'ils refusent, les laisser inchangés puisque rien ne change, non ?
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Posté - 25 mars 2015 : 10:50:54
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sauf si les honoraires proposés tiennent compte d'une externalisation des archives.... c'est tout ce que j'ai voulu dire. |
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GĂ©dehem
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Posté - 25 mars 2015 : 11:48:26
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C'est toute l'ambiguité du sujet.
Dans le cadre de sa gestion courante, le syndic est "gardien" et "gestionnaire" des archives.
Prestation comprise dans le calcul de sa rémunération.
Si pour des questions pratiques le syndic souhaite stocker ailleurs que dans ses locaux tout ou partie des archives des syndicats qu'il gère, c'est son affaire.
S'il y a des frais, ils seront ajoutés dans le calcul de ses prestations. Pour le syndicat c'est invisible : "Gestion courante".
Autre chose serait la décision du syndicat (on n'en voit pas les raisons !) de stocker lui-même ses archives dans des locaux qu'il choisirait.
Dans ce cas, c'est le syndicat qui en assume le coût, le syndic devant déduire de ses rémunérations le coût correspondant.
Ce qui n'est pas tout simple s'il y a stockage des archives "dormantes" et conservation par le syndic des archives "vivantes" ..... 
Conclusion : il faut laisser au syndic le soin de gérer les archives comme il l'entend, prestation qui sera 'facturée' mais invisible, noyée dans la gestion courante, et de refuser l'archivage aux frais du syndicat.
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dan69
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Posté - 25 mars 2015 : 14:58:38
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Ainsi donc :
1/ jusqu'alors la gestion et le stockage des archives d'une copro. était "l'affaire" du syndic. Si une externalisation de ces archives est envisagée, c'est donc une charge en moins pour le syndic et donc ..... des honoraires en moins!
2/ à l'occasion de cette question des archives, il aurait été judicieux de la part des législateurs, de préciser le "contenu" de ces archives.
Je pense qu'hélas une copro. n'a que très peu d'archives sur les "origines" de la copro. (permis de construire, plans, .....) et que les archives visées sont les "documents de vie" de la copro. et essentiellement les pièces comptables et administratives (factures, appels et paiements des charges, convocations et PV d'AG, ...). Mais tout cela est autant archives de la copro. qu'archives du Syndic! Aussi le Syndic ne vise t'il pas à faire payer au syndicat le paiement du stockage de ses archives?
3/ je relève la remarque très pertinente de "Rambouillet" concernant la numérisation des archives (qui à l'heure actuelle semble naturelle puisque mon syndic va maintenant m'envoyer mes appels de charges par courriel!!!). Par contre , et à l'heure on l'on met en place un "extranet" des syndics, pourquoi, l'accès aux archives numérisées d'une copro. serait-il limité au seul président du CS? |
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dan69
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Posté - 25 mars 2015 : 18:43:07
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Est ce que le décret d'application de ce volet de la loi relatif à l'archivage a été publié? |
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GĂ©dehem
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Posté - 25 mars 2015 : 20:56:01
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"Si une externalisation de ces archives est envisagée, c'est donc une charge en moins pour le syndic ......"
Envisagée par qui ???
Si le syndic souhaite les stocker ailleurs que dans ses locaux, c'est son affaire, dont il supporte la charge .
Dont il facture la prestation, noyée dans ses autres prestations "gestion courante" : invisible pour les copropriétaires.
Sur ce point, combien de syndicats se sont posés la question : "Où sont nos archives ???" 
Pour le reste, on ne voit pas trop l'intérêt du syndicat dans cette affaire, syndicat qui jusque là ne s'est jamais préoccupé des archives, que le syndic les conserve chez lui ou ailleurs.
Puisqu'au final c'est le syndic qui les gère, qui en délivre copie, laissons le s'en occuper.
DĂ©cret ou pas, c'est une "entourloupette" que cette histoire ...
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Édité par - Gédehem le 25 mars 2015 20:57:19 |
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Archives copro. 
