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Nizo
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 Posté - 26 juil. 2014 : 10:57:59
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Bonjour,
Je viens d'être désigné comme syndic bénévole de notre copropriété.
J'ai reçu le grand livre de l'exercice en cours, et j'essaie de reprendre la comptabilité (j'utilise le logiciel simply syndic, au cas où quelqu'un le connaitrait).
Le problème c'est que ce logiciel effectue automatiquement la compta en partie double, donc il ne faut pas que je saisisse CHAQUE opération qui apparaît dans le grand livre.
Ma question est : Quels sont les comptes pour lesquels je dois saisir les opérations ?
Les comptes du grand livre qui contiennent des opérations sont :
1031 Avances de trésorerie
4010 Factures à payer
4011 Honoraires de gestion
40111 Frais reprographie
401115 Imprime L RAR
401146 Consultation Internet
40181 Timbres AG CS PV
408 Factures non parvenues
45100001 NOM COPROPRIETAIRE 1
45100002 etc …
…
471998 Arrondis repartition
471999 Resultat repartition
486 Charges payées d'avance
512 Banque
515 Cheques en attente de remise
601231 M3 Eau Froide
602001 Electricite
612003 Locations Loyer Charges
614001 Abonnement Alerte Fuite
614401 Location
614463 Loyer Archives
616003 Assurances
612203 Honoraires Syndic TTC
621303 Frais Postaux
622203 Frais AG CS Loc Salle
662003 Frais Banque
701 Prov S/Operations courantes
Merci infiniment pour votre aide.
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andre78fr
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1
 Posté - 26 juil. 2014 : 11:32:46
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Bonjour,
Les comptes que vous donnez en exemple illustrent la gestion d'un syndic pro plus soucieux d'analyser ses prestations que d'individualiser le suivi des fournisseurs ; en soit ce n'est pas grave mais votre reprise des comptes est également l'occasion de remettre en question et d'organiser un peu différemment votre plan comptable ; garder 401 pour les fournisseurs divers et avoir des comptes dédiés pour les fournisseurs importants 401001 pour l'EDF, 401002 pour l'opérateur d'eau, etc... 451 n'est pas tout à fait orthodoxe, la bonne racine pour les copropriétaires est 450. Simplifiez aussi vos comptes de charges ; 601000 sera plus simple à retenir que 601231...
Pour la reprise, d'après votre message votre problème est d'apparier les lignes et d'identifier la contrepartie pour la saisie ; dans ce cas vous devez connaître quelques bases comptables mais 90% des "mouvements" sont de cette forme :
401 - Fournisseur au crédit et 6xx au débit pour une facture
401 - Fournisseur au débit et 512 - Banque au crédit pour son règlement
701 - Provisions au crédit et 450xxx au débit pour les appels de fonds
450xxx - Copropriétaire au crédit et 512 - Banque pour les encaissements
A partir de là , repérez et regroupez selon la date et l'intitulé... mais je ne connais pas assez Simply Syndic pour vous donner le détail de la procédure !
Peut-être aussi qu'un journal serait plus adapté qu'un grand livre ; à voir si vous avez ça ou si l'ancien syndic serait disposé à le fournir...
Contactez quand même le support voir si une procédure particulière (importation, saisie spéciale) existe. Enfin, une solution pourrait être de ne reprendre que les soldes à la date de la reprise...
En espérant que ça aide, bon courage ;-)
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Nizo
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 2
Posté - 26 juil. 2014 : 12:16:16
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Bonjour,
Mon problème est effectivement un problème de contrepartie. Connaissez-vous un document qui explique ça clairement et qui traite des 10 % de cas particuliers ?
L'autre problème est celui de l'identification des opérations. La majorité des lignes du grand journal sont attribuables au syndic sortant et ont des intitulés à rallonge.
Par exemple :
Vi. 0104120 Citya Gessy-Verne Immobilier Consultation Internet Citya Gessy-Verne Immobilier
Cette ligne apparait plusieurs fois, tantôt au crédit de 10.80 € tantôt au débit sur le compte "401 Factures à payer".
D'autres lignes avec un intitulé similaire, commencent par Vi. 0104120 également, donc je ne peux même pas me servir de ce numéro.
Mais si j'ai bien compris votre message, il est attendu que le compte 401 soit débité et crédité. pour une meme opération. En fait, une facture 6xx donne lieu à trois écritures :
Un crédit 401 (On doit de l'argent au fournisseur, la facture arrivera prochainement)
Un débit 6xx (On reçoit la facture)
Un crédit 512 (On retire de l'argent de la banque)
Un débit 401 (on paie le fournisseur)
J'en déduis que mon logiciel attend que j'entre les lignes 6xx et probablement 512. Il s'occupe des 4xx ?
Merci pour votre aide. |
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andre78fr
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3
Posté - 26 juil. 2014 : 12:41:37
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Dans le manuel de Simply Syndic vous trouverez page 18 les explications sur la saisie d'une facture ; en gros vous devez choisir le compte fournisseur (401xxx) et le compte de charges (6xx) et renseigner tout le reste (date, libellé, montant...). La difficulté avec un grand livre c'est que ces deux lignes sont éclatées, sur deux comptes (et souvent deux pages) différents.
Une opération comptable c'est au minimum deux lignes ; recevoir une facture et la saisir c'est constater en même temps un type de dépense (une charge) et une dette envers le fournisseur. Le crédit du 401 et le débit du 6xx sont donc un seul et même mouvement ; même date, même libellé, même montant...
Même chose pour le règlement ; un unique mouvement mais 2 comptes (401/512) avec toujours ce principe de base : débits = crédits.
Les "Vi. 0104120 Citya" ce sont les virements pour la facturation des honoraires "internet" ; normalement une première écriture au débit du 6223 - Autres honoraires et au crédit du 401 puis le moment où la somme est retirée de votre banque et solde le 401... donc en tout 4 lignes ; 2 dans le journal d'achat et 2 autres dans le journal de banque.
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Posté - 26 juil. 2014 : 13:11:52
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Ce qui me surprend personnellement ce sont les:
citation: 4011 Honoraires de gestion
40111 Frais reprographie
401115 Imprime L RAR
401146 Consultation Internet
40181 Timbres AG CS PV ou l'on a l’impression que le comptable a utilisé des comptes extérieurs pour ses gestions à lui.
Tous ces comptes ne devraient pas exister, les 401 étant des fournisseurs extérieurs. Me trompes?
Vis a vis du syndicat il devrait exister un compte 401xxx unique pour le syndic.
Les timbres dépensés sont des charges, c'est du 621nnn d'ailleurs identifié ailleurs dans la liste. Si c'est un travail sous-traité au sydnic ce que je comprends, je ne vois pas a quoi sert le copte 621nnn de la liste, il s'agit de sous-traiter cette tache au sydnic, et alors, soit c'est inclus dans le forfait, et l'opératoin coute zero, soit c'est un suippélement, mais c'est touous l’unique compte du sydnic qui est imputé, non?
citation: si j'ai bien compris votre message, il est attendu que le compte 401 soit débité et crédité. pour une meme opération. En fait, une facture 6xx donne lieu à trois écritures :
Un crédit 401 (On doit de l'argent au fournisseur, la facture arrivera prochainement)
Un débit 6xx (On reçoit la facture)
Un crédit 512 (On retire de l'argent de la banque)
Un débit 401 (on paie le fournisseur)
A mon avis ce sont deux opérations, la première correspond a l'arrivée de la facture le 31 décembre 2013, le seconde au paiement de la même facture le premier janvier 2014.
Elle ne font donc même pas partie de la même année comptable dans mon exemple.
En comptabilité, les mots crédits et débits sont par ailleurs inversé, faites attention en lisant un livre de comptabilité.
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Édité par - ribouldingue le 26 juil. 2014 13:18:45 |
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Posté - 26 juil. 2014 : 13:28:43
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701 Prov S/Operations courantes <== Tiens donc.... En chapitre 7 on attend des recettes plutot; En compta on ne devrait riena voir, sauf si on loue la loge de la concierge, non?
Je ne vois aucun compte pour payer les entretiens, les réparations, les éventuelles consultations d'avocat, d'huissier, etc... ou également d'architecte, d'expert, de diagnostiqueur, ce qui arrivera forcément. Riens non plus pour acheter du savon, des brosses, des seaux, du macho pour faire briller les cuivres, et autres joyeusetés habituelles.... |
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Nizo
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6
Posté - 26 juil. 2014 : 13:33:59
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Bonjour,
Merci pour vos réponses.
Nous n'avons aucun gardien, pas d'entretien d'espace vert, etc…
En gros, nos factures sont :
Electricité, Eau, Assurance immeuble, Frais postaux, et Frais syndic (loc salle, archives, service i-Citya, etc…)
Et nous sommes 4 copropriétaires. Donc, archi simple, en principe. Mais ils ont tellement compliqué les choses.
Le journal fait apparaitre bien plus de comptes que ceux que j'ai indiqués, mais pour ces comptes, le solde antérieur est 0, et il n'y a pas d'opérations d'enregistrées sur l'exercice en cours. Certaines lignes semblent être des vieux comptes inutilisés.
J'ai l'impression que c'est le bazar.
Il y a un compte 471998 Arrondis répartitions avec un solde antérieur (je comprends "À nouveau") créditeur de 0.08 €
Et un compte 471999 Résultat répartition
Solde antérieur : 137.21 (débit)
02/07/2014 – Solde charges 01/03/2013-28/02/2014 137.21 (crédit)
Comment se fait-il qu'une somme attribuée à l'exercice précédent se trouve entrée le 02/07, jour de non renouvellement du Syndic ? À quoi ces sommes correspondent-t-elles ? |
Édité par - Nizo le 26 juil. 2014 13:41:53 |
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andre78fr
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7
Posté - 26 juil. 2014 : 13:40:43
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Le compte 701 - PROVISIONS SUR OPERATIONS COURANTES est tout à fait conforme au plan comptable prescrit par l'arrêté du 14 mars 2005... Il doit avoir à son crédit le montant global du budget voté à la fin de l'exercice... Il y a également le 702 pour les provisions sur travaux et quelques autres comptes pour les produits (subvention, emprunt, indemnité, produits divers...).
Le fait de détailler les comptes fournisseurs pour ventiler les honoraires n'est pas orthodoxe et ça fait effectivement doublon avec les comptes de charges 621 et 622 mais c'est moins grave que d'utiliser des comptes 46x ou 47x comme le font encore pas mal de syndics pros... Il manque sans doute des comptes dans cet exemple mais il doit uniquement s'agir des comptes mouvementés sur la période. A voir le plan comptable complet pas forcément transmis mais à mettre en place avec la reprise !
On ne peut pas vraiment dire que "crédits et débits sont inversés"... en fait on est habitué à trouver ces dénominations dans les relevés envoyés par notre banque et il faut juste comprendre que, par rapport à la banque, nous sommes l'équivalent du copropriétaire ; si on lui doit de l'argent notre compte est débiteur, si c'est elle qui nous doit de l'argent (le plus souvent car c'est un peu le rôle de la banque...) notre compte est créditeur.
Du coup, il faut prendre l'habitude et assimiler le fait qu'un débit sur le compte 512 de sa propre comptabilité c'est de l'argent qui entre et un crédit c'est de l'argent qui sort... |
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andre78fr
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8
Posté - 26 juil. 2014 : 13:43:30
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On va sans doute vous dire que pour une petite copropriété comme la votre vous pourriez avoir un système simplifié mais la partie double est quand même préférable même si c'est un peu laborieux au début... |
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andre78fr
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Posté - 26 juil. 2014 : 13:46:35
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Le compte a probablement été soldé au profit des copropriétaires à la date de l'AG ; c'est plutôt une bonne chose, l'ancien syndic a passé les écritures de répartition de l'exercice approuvé au lieu de vous refiler le bébé ;-)
Là nous sommes dans les 10% plus délicats... |
Édité par - andre78fr le 26 juil. 2014 13:47:47 |
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Posté - 26 juil. 2014 : 14:11:37
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Merci Andre78fr pour ces précisions, et désolé, Nizo, pour mon intervention qui a peut-etre un peu détourné tout le monde.
Bon courage.
Pour le compte 701, je pratique ma compta de LMP, pas une compta de copropriété, donc je suis assez nul sur ce genre de détail, disons que j'apprends...
Pour les réparations, je prévoierais quand même un compte, par expérience quand il faut créer au dernier moment, ca n'est jamais la joie :-)
Juste un dernier mot, pour en rajouter sur le mot de Andre78fr, la comptabilité en partie double, c'est certes plus complexe, mais tellement plus efficace pour pister les erreurs, et quand on fait de la bête compta de trésorerie, on invente souvent des opérations de compta d'engagement sans le savoir, et en se posant plein de question. Donc autant utiliser les bons outils des le départ. |
Édité par - ribouldingue le 26 juil. 2014 14:15:12 |
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Nizo
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Posté - 26 juil. 2014 : 14:53:41
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Merci beaucoup pour vos réponses. J'ai déjà appris beaucoup rien que sur ce fil. Je suis également en train de consulter le manuel de mon logiciel de compta.
Si l'ancien Syndic a bien fait le boulot sur le compte 471999 Resultat repartition.
citation:
Solde antérieur : 137.21 (débit)
02/07/2014 – Solde charges 01/03/2013-28/02/2014 137.21 (crédit)
Juste pour être certain de bien comprendre : En fin d'exercice il restait 137.21 € quelque part (où ?).
Après l'approbation des comptes, le 02/07 le syndic sortant a décidé de répartir cette somme entre les copropriétaires.
J'ai vérifié, chacun a une ligne au 02/07 (solde charges) soit en débit soit en crédit. La somme totale fait bien 137.21, mais certains se voient créditer plus de 200 €, d'autres sont débités.
Comment le Syndic sortant a-t-il obtenu la somme de 137.21, et comment l'a-t-il ventilée ?
C'est comme répartir 50 € entre 3 personnes en faisant :
+ 200
- 100
- 50
…
C'est compliqué pour moi… Parce que meme en créant une clé de répartition spéciale, je ne vois pas comment le logiciel va me ventiler 137.21 de cette manière.
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andre78fr
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Posté - 26 juil. 2014 : 15:06:00
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Oui, c'est la partie la plus compliquée de la comptabilité des copropriétés ; le montant de 137,21 € correspond à votre résultat global, toutes clés confondues. Dans les documents présentés à l'AG vous devez avoir l'annexe 2 avec ce montant et sa décomposition dans l'annexe 3 en fonction des catégories de charges ; ce sont ces totaux (de l'annexe 3) associés aux tantièmes qui permettent les calculs et les opérations que vous retrouvez à la date de l'AG.
En faisant ainsi, le syndic respecte tout à fait les textes et les procédures, il n'a rien décidé tout seul !
Le plus souvent les différences viennent des compteurs et des consommations d'eau ; imaginez 4 appartements identiques qui payent le même montant comme provisions pour l'eau, la répartition va être l'occasion de régulariser. Ceux qui ont consommé moins se retrouvent avec un crédit et ceux qui ont consommé plus avec un débit... voilà pourquoi le résultat se décompose ainsi.
PS : le résultat en fin d'exercice c'est la différence entre les comptes de la classe 7 (produits) et de la classe 6 (charges), ces comptes de gestion sont ainsi soldés et remis à zéro pour le nouvel exercice... |
Édité par - andre78fr le 26 juil. 2014 15:14:13 |
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Nizo
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Posté - 26 juil. 2014 : 15:54:14
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Oui ! J'ai vérifié et c'est bien ça ! Merci pour votre aide !
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Nizo
Nouveau Membre
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Posté - 28 juil. 2014 : 12:32:33
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Bonjour,
Merci à tous pour votre aide et pour m'avoir permis de me lancer si rapidement.
J'ai réussi à saisir, avec l'aide précieuse de André, toute la compta de l'exercice. Au passage, j'ai changé de logiciel pour VAL COMPTA, parce qu'il est plus pratique. Aussi, la documentation est très bien faite.
J'en suis aux appels de fonds. C'est normalement hyper simple avec VAL COMPTA, mais là , nous avons fait le bêtise de modifier le budget prévisionnel pour l'exercice N+1 (exercice en cours). Deux appels ont déjà été faits par l'ancien syndic. Je dois effectuer les deux autres... |
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Posté - 28 juil. 2014 : 13:44:54
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ce n'est pas une betise, c'est une chose courante : il vous suffit de faire la somme pour chaque clé de ce que l'ancien syndic a appelé, de soustraire pour chaque clé ce montant ; ceci vous donne le reste à appeler pour chaque clé que vous allez diviser par 2 s'il vous reste en core deux appels à faire.
Attention de bien faire les appels en les décomposant pas clés... |
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JB22
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Posté - 28 juil. 2014 : 14:03:23
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"Je dois effectuer les deux autres..."
Si l' A.G. a décidé la modification du budget sans prendre de décision sur la régularisation des appels celle-ci est exigible à la date de la modification par l' A.G.
Exemple budget de 8.000 €
deux appels ont été effectués sur la base de 2.000 €
L' A.G. modifie le budget qui passe à 10.000 €
Les appels passent à 2.500 € x 2 = 5.000 €
4000 € ont été appelés, il faut faire un rappel à la date de l' A.G. de 1.000 €
Les 3e et 4 e appels seront de 2.500 €
L' A.G. aurait pu décider de faire les 3e et 4e appel sur la base de 3.000 € sans régularisation à la date de l' A.G.
Votre autre sujet:
Vous avez en reprise dans un compte d' attente (47) l' arrondi de la répartition de l' exercice précédant. Vous devez solder ce compte d' attente par un compte de charges ou produits suivant le sens de l' écart. |
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Nizo
Nouveau Membre
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Posté - 30 juil. 2014 : 17:11:15
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Merci pour vos réponses.
citation: Vous avez en reprise dans un compte d' attente (47) l' arrondi de la répartition de l' exercice précédant. Vous devez solder ce compte d' attente par un compte de charges ou produits suivant le sens de l' écart.
Dois-je le faire maintenant, ou en fin d'exercice ?
Aussi, quelle stratégie dois-je adopter pour l'encaissement des chèques des copropriétaires ?
J'ai porté plusieurs chèques en banque, qui n'apparaissent qu'en une seule opération, mais lorsque j'ai entré le paiement dans mon logiciel favori (VAL COMPTA), j'ai naturellement généré l'écriture d'autant de lignes sur le compte 512 que de chèques, mais avec la même référence.
Dois-je également regrouper ces écritures (512) en une seule ?
J'imagine que la date à afficher dans le journal est la date de valeur, non la date de dépôt ? |
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andre78fr
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18
Posté - 30 juil. 2014 : 17:23:35
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Il existe dans le plan comptable général un compte 511 pour les valeurs à l'encaissement, c'est encore un oubli malheureux en copropriété mais il faut quand même utiliser un compte équivalent (512CHQ par exemple) et, si vous utilisez le logiciel pré-cité le définir comme compte par défaut pour les encaissements.
Ce compte va correspondre à "la pile de chèques que j'ai dans mon tiroir" en attendant de les déposer. Au moment de la remise, vous passer une écriture pour le montant global qui solde le 512CHQ par le débit de votre compte courant (512000) ; vous pourrez ainsi pointer le montant global au niveau du rapprochement bancaire...
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andre78fr
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19
Posté - 30 juil. 2014 : 17:31:32
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La date d'enregistrement d'un chèque est, mine de rien, une question intéressante et pas si évidente... Imaginez que vous recevez aujourd'hui le chèque d'un copropriétaire très débiteur avec une procédure en cours mais que ce petit malin a daté son chèque du 1er janvier 2014 (par exemple...).
Comptabiliser naïvement un chèque à la date qui est inscrite dessus aurait dans ce cas des conséquences sur un éventuel calcul d'intérêts de retard...
La plupart du temps, date du chèque et date de réception n'ont que quelques jours de différence mais dans certains cas une date comptable qui correspond à la date de réception (conserver la lettre...) est plus opportune...
Pour la remise la date de dépôt présente l'avantage d'être connue bien avant les dates de valeur qui, en dehors de comptes rémunérés, n'ont pas tellement de conséquences sur votre comptabilité.
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JB22
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20
Posté - 30 juil. 2014 : 17:50:08
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"Comptabiliser naïvement un chèque à la date qui est inscrite dessus aurait dans ce cas des conséquences sur un éventuel calcul d'intérêts de retard... "
En copropriété les intérêts de retard ne courent qu' après mise en demeure et au taux des intérêts légaux, ce qui oblige à faire un relevé des opérations suivant les dates d'éxigibilités. |
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Reprise de comptabilité 
