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 Posté - 13 nov. 2015 : 16:38:16
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DLDL : "Si ça avait été chez un archiveur, ça n'aurait pas facilité les choses."
Votre syndic n'a pas fait d"effort de recherche, les autres ont perdus les archives de leurs SDC, ...
Si les archives sont externalisées, tous ses problèmes seront réglés.
Le syndic ne perdra plus les archives, et pour externaliser ces archives dormantes, le syndic va devoir TOUT classer, TOUT numéroter, car cela est une nécessité pour cette société d'archivage qui va faire la liste des docs reçus, les numéroter, et parfaitement les ranger.
Le CS donnera le numéro de la boite qu'il désire, une attente de 1/4 heure, et vous aurez les docs souhaités. Uns société d'archivage, ce n'est pas un grand grenier ou tout le monde déposes se cartons de déménagement, les cahiers d'écoliers, les vétements des enfants qui on grandis ............
Allez visiter une société d'archivage, vous allez vite comprendre comment cela fonctionne et vous serez rassuré.
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Jean13
Contributeur senior
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Posté - 13 nov. 2015 : 17:15:02
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citation: Initialement posté par philippe388
Si les archives sont externalisées, tous ses problèmes seront réglés.
çà c'est au pays des bisounours.
Expérience avec PRO ARCHIVE , nous avons pratiquement perdu toutes les archives.
Mais peut être que la responsabilité incombe à URBANIA et ADB CONSULTING syndics qui n'ont peut être rien donné à archiver.
L'archivage rentre dans les honoraires de base du syndic s'il souhaite les externaliser il doit faire le contrat au nom du SDC qui doit être le seult propriétaire des archives.
L'archivage étant externaliser l'AG doit demander au syndic une réduction de ses honoraires de base.
Voir les dossier publiés par l' ARC à ce sujet. |
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Posté - 13 nov. 2015 : 19:56:40
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Jean13 : le contrat est forcément au nom du SDC, comme toutes les autres factures. Ce sont les archives du syndicat.
Le monde des bisounours !! lisez le cas de DLDL :" Malheureusement, dans ma petite expérience d'une quinzaine d'années, de 4 copropriétés (dont 3 neuves) et 7 syndics, ça n'a jamais été le cas."
Peut on faire pire.
Mais les sociétés d'archivages sont tous mauvaises !!! cela complète les autres professions ! 
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Jean13
Contributeur senior
France
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Posté - 13 nov. 2015 : 20:09:39
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citation: Initialement posté par philippe388Jean13 : le contrat est forcément au nom du SDC, comme toutes les autres factures. Ce sont les archives du syndicat. Le monde des bisounours !! lisez le cas de DLDL :" Malheureusement, dans ma petite expérience d'une quinzaine d'années, de 4 copropriétés (dont 3 neuves) et 7 syndics, ça n'a jamais été le cas." Peut on faire pire. Mais les sociétés d'archivages sont tous mauvaises !!! cela complète les autres professions !
Réponse inutile et provocatrice, Les modérateurs sauront apprécier |
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Posté - 14 nov. 2015 : 07:45:27
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Il ne faut pas oublier dans cette affaire que l'externalisation des archives ne concerne que du transfert de documents et non de la gestion de documents.
Ce qui fait qu'avec certains syndics, il ya aura transfert de tous ses documents, sans tris, sans mise en ordre, etc... le volume de stockage grossira et peut-être aussi le prix de la surface louée.... 
On peut rêver : AH ! s'il pouvait exister une norme d'archivages de copropriétés, ce serait plus facile (cela demanderait du travail supplémentaire à certains syndics ) et on s'apercevrait que la surface occupée n'est pas si importante que cela.... |
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JPM
Modérateur
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Posté - 14 nov. 2015 : 14:10:05
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Posté - 14 nov. 2015 : 16:25:41
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Quand je parle d'une norme; c'est un document qui listerait ce qu'il faut garder ou non et combien de temps.
Le document que vous citez s'il a le mérite d'exister, ne fournit pas ce genre de liste (peut-être difficile à établir).
Le syndic doit-il archiver un mail du président du conseil syndical lui disant qu'il sera absent du temps au temps.... perso, je connais un syndic qui garde tout et empile tout et ensuite à la fin de l'année met dans un carton. Est ce cela de l'archivage ? pour moi non...
Mais plus sérieusement, une convocation d'AG avec tous ces documents doit être conservée combien de temps.
Dans un PV d'AG, qui doit être conservé ad vitam aeternam, que doit-on trouver ? le texte du PV (OK), les annexes financières (?), les devis soumis au vote (celui accepté : OK, les rejetés (?)), etc...
Et les pouvoirs des enregistrés sur la feuille de présence ? 2 mois, 5 ans, 10 ans, ad vitam aeternam, etc....
Pour en revenir Ă mon syndic qui empile tout, l'externalisation des archives peut causer du travail, si cela l'oblige Ă trier ce qu'il envoie AVEC UN BORDEREAU !!! |
Édité par - rambouillet le 14 nov. 2015 19:23:50 |
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JPM
Modérateur
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Posté - 14 nov. 2015 : 17:57:01
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shaun
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Posté - 20 nov. 2017 : 22:38:10
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Nouveau syndic... et j'en reste comme deux ronds de flancs ! Je viens de recevoir le projet de convoc d'AG de la part du syndic ; je vous livre le projet de résolution relatif à cette question de l'externalisation des archives (le meilleur est à la fin) :
Après délibération, l'AG prend acte des recommandations et dispositions en matière de tenue et conservation des archives de copro et notamment l'arrêté du 19/03/2010 modifiant l'arrêté du 02/12/1986 ainsi que la recommandation n°20 de la commission relative à la copro.
L'AG décide de faire déposer, conserver, gérer et aux termes des durées de validité détruire les archives dormantes du SDC par une entreprise spécialisée et adopte à cet effet le contrat de la solution complète proposée par xxx.
Le coût de cette solution est de (sic) 3,(à € HT par lot pricipal et par an.
Les syndics successifs à la copro seront les interlocuteurs de cette société garantissant ainsi le transfert automatique des archives.
Les frais correspondants à cette prestation seront répartis en charges communes générales.
Cette résolution pour être adoptée devra obtenir la majorité dite relative de l'article 24 de la loi du 10/07/1965.
Dans le cas où cette résolution ne serait pas adoptée, le syndic ordonnera le transfert des archives dormantes au syndicat des copropriétaires qui en conservera la garde et la responsabilité de leur conservation. Dans la pratique ces documents seront adressés au Président du conseil syndical qui assurera la recherche des documents dont le syndic pourrait avoir besoin.
Finalement, la résolution du précédent syndic était très bien...
Le conseil syndical va bien entendu échanger avec le syndic pour finaliser l'odj et les projets de résolution, mais je trouve qu'on part de bien loin.
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Posté - 21 nov. 2017 : 07:49:42
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votre syndic ne peut pas se décharger de sa responsabilité donc le transfert au syndicat (c'est qui matériellement ?) ne peut se faire.... qui va être responsable.
Ne pas oublier que le syndic devra baisser ses honoraires dans ce cas.... |
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JPM
Modérateur
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Posté - 21 nov. 2017 : 09:16:40
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Si la Commission relative à la copropriété existait encore on serait débarrassé de ces discussion.
Au demeurant dans le passé j'ai soulevé cette question totalement à l'abandon. La Commission a complété fort bien mon travail en prenant élégamment le soin de placer entre guillemets les " archives dormantes ". Vous pouvez vous reporter à la recommandation.
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ARdL
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 Posté - 30 nov. 2017 : 23:25:03
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Interessant ce fil
Question sur la presentation du cout
Personne ne connait le nombre de lots et le cout total
De plus certains lots sont regroupés so ce n'e'st pas clair du tout
De plus on subdivise parfois les lots pour dissocier la cave ,cela double le cprix avec ces system assez opaque
C comme un coiffeur qui vous facture au nombre de cheveux Ă 0.001 centime le cheveu.......
=> LE cout total annuel ne doit il pas apparaitre et le contenu de la prestation ?
Merci |
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| Le diable, le plus vieil ami de la connaissance - Friedrich |
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Posté - 01 déc. 2017 : 06:55:23
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De toute façon, même si la présentation du cout est affichée par le syndic un prix par lot, c'est une moyenne. En effet, la facture sera payée par le syndicat et réparti aux tantièmes de charges générales.
C'est en fait une fausse présentation par le syndic pour "dérouter" ou "informer" les copros... |
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ARdL
Contributeur actif
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Posté - 01 déc. 2017 : 18:09:57
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Le contrat proposé est par lot
Question
=> A defaut de prix global peut on attaquer et annuler cette resolution d'archivage
RAISON : pas de prix clair de la prestation affiché
(sacahtn de plus que c'est une reconduction de contrat, donc le syndic connait bien le cout total) |
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| Le diable, le plus vieil ami de la connaissance - Friedrich |
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Posté - 01 déc. 2017 : 18:35:35
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Il ne faut pas confondre le contrat du prestataire exprimé en euros par lots et la répartition de la facture qui devra se faire obligatoirement en tantièmes généraux au sein du syndicat.
Il n'y a aucune raison légale pour un financement par les copros par lot. |
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Externalisation archives 
