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 Posté - 31 août 2014 : 13:56:34
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Bonjour à tous et merci de m'accueillir sur votre forum.
J'ai été élue Syndic bénévole il y a quelques jours. C'est une micro copropriété. On est trois. La comptabilité ne devrait donc pas être très compliquée. J'ai décidé de m'y mettre à fond pour apprendre et le mieux pour ça, c'est de faire une compta manuelle.
Actuellement, je bute sur le problème des arrondis pour les appels de fonds. Je ne sais pas trop comment procéder.
Notre budget prévisionnel est de 4857 €, 4 appels de fonds par an. Je dispose de 333 tantièmes, mes voisins ont chacun 227 et 440 tantièmes.
Si je répartis 4857 €, ça fait 1617.381 pour moi et 1102.539 et 2137.08 pour les autres.
J'ai décidé d'arrondir ces montants au plus proche (1617.38 ; 1102.54 ; 2137.08) et par chance, le total fait bien 4857 €. Par contre, certains vont payer plus, d'autres moins. Ai-je le droit de procéder ainsi ?
Ensuite, je dois appeler ces montants. Pour faire simple, je ne vais prendre que mon cas. Ça me fait 404.345 par trimestre, que j'arrondis à : 404.34 ; 404.34 ; 404.34 et 404.36.
Si je fais ça pour tous, le compte est bon, dans le sens où j'aurai bien appelé le bon montant total, sauf que comme mentionné plus haut, certains paieront des centimes de plus, d'autre des centimes en moins.
Est-ce la bonne manière de procéder ?
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 Posté - 31 août 2014 : 13:59:15
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Je fais un résumé plus clair avec juste les chiffres :
Prévisionnel : 4857 €
TANTIEMES
MOI : 333
COPRO 1 : 227
COPRO 2 : 440
TOTAL À PAYER
MOI : 1617.381 €
COPRO 1 : 1102.539 €
COPRO 2 : 2137.08 €
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nefer
Modérateur
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Posté - 31 août 2014 : 14:22:41
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avant de calculer la quote part de chacun, puisque vous avez décidé des appels de fonds trimestriels, il faut diviser le budget par 4
ce qui fait 1214 euros
et c'est ce montant sur lequel vous appliquez les tantièmes de chacun
puisque vous vouliez faire des appels trimestriels , vous auriez pu, des le vote du budget le mettre à 4860 euros... |
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Viviane
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Posté - 31 août 2014 : 14:26:17
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Vous tracassez pas pour ça, vraiment. Mettez les centimes en plus ou en moins toujours sur la même personne à chaque appel, ça s'équilibrera sur plusieurs exercices. Pour tout dire, c'est ce que fait le logiciel (pas très performant) de notre syndic pro... Il met tout ces arrondis sur le dernier copro de la liste alphabétique...
Ca vous donnerait :
MOI : 1617.38 €
COPRO 1 : 1102.53 €
COPRO 2 : 2137.09 €
C'est déjà bien d'accepter de bosser pour les autres, alors vous êtes pas obligée de passer des heures à gérer un problème de quelques centimes. Si quelqu'un vous poursuivait en justice pour ça, vous pouvez être sure que le juge les renverrait dans les cordes..
Ou même, vu que vous êtes que 3, l'an prochain adaptez le budget avant le vote pour que ca tombe juste: 2zéros après la virgule pour tous.....
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andre78fr
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Posté - 31 août 2014 : 14:32:47
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Vous savez les impôts arrondissent souvent à l'euro près alors il ne faut pas vous inquiéter pour les centimes.
Il faut arrondir au centime le plus proche et quand ça ne tombe pas juste utiliser un compte d'attente 470, à solder en fin d'exercice.
La règle mathématique de l'arrondi au plus proche doit cependant arrondir 404,345 en 404,35...
Exemple classique : 100 € à 3 ==> on aura 33,33 € sur les comptes des copropriétaires et 0,01 € sur le compte d'attente.
On peut ensuite solder 470 par le débit du 701 qui fera apparaître le montant exact des appels ; 99,99 € au lieu des 100 € du budget.
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Posté - 31 août 2014 : 14:37:17
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Bonjour,
tout d'abord félicitations et bon courage pour cette nouvelle mission. 
Vouloir égaliser les montants est tout à fait à votre honneur, mais ne vous torturez pas l'esprit et appliquez tout le temps la même règle (qui s'automatise avec excell).
tout ce qui est supérieur à 0,00500000 s'arrondit à 0,01
tout ce qui est inférieur ou égal à 0,0050000 s'arrondit à 0,00
n'allez pas faire plus compliqué pour quelques centimes. En fin d'exercice vous additionnerez les valeurs réelles demandées à chaque copro pour totaliser les provisions demandées.
Dans les copros plus compliquées que les vôtres, on ressort des centimes dits de répartition qui sont reportées sur l'exercice suivant en plus ou en moins (mais on parle pour les budgets de plusieurs dizaines de milliers d'euros de 20 à 50 centimes.
Pour les années suivantes si vous avez des scrupules, voter un budget dont les arrondis ne posent pas de problèmes avec un PPCM... |
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Viviane
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Posté - 31 août 2014 : 14:44:46
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citation: et quand ça ne tombe pas juste utiliser un compte d'attente 470
André78, ils sont 3. Ils sont pas tenus à une comptabilité en partie double; Alors je crois que les comptes d'attente, ca risque d'être un peu du chinois pour Adeline. Et un peu inutile à apprendre, du moins pour gérer quelques centimes. . |
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Édité par - Viviane le 31 août 2014 14:45:59 |
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andre78fr
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7
Posté - 31 août 2014 : 15:26:25
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Viviane ; ils sont tenus à l'édition des annexes obligatoires... alors bon courage pour sortir les annexes sans une comptabilité en partie double !
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Viviane
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Posté - 31 août 2014 : 15:38:49
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Effectivement, vous avez raison, j'avais pas pensé à ça... encore un "bug" de la législation..
Mais bon, pour 3 lots, si elle donne sa compta de mère de famille ici, avec quoi, 20 factures par an et encore, je suis sure que certains seraient cap de lui faire des annexes au petit poil, au moins la première année. Après elle s'y mettra. Elle peut pas tout apprendre d'un coup... |
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Édité par - Viviane le 31 août 2014 15:39:52 |
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Posté - 31 août 2014 : 15:42:15
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Sinon elle peut arrondir a la centaine d'euros.... (supérieure, bien sur) |
Édité par - ribouldingue le 31 août 2014 15:42:46 |
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andre78fr
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Posté - 31 août 2014 : 16:12:42
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J'ai parmi mes clients une ASL qui arrondit ses appels à la dizaine d'euros...
Juste pour la réflexion, un comptable à 60 € HT de l'heure coûte 1 € la minute ou 1,67 centimes la seconde...
Un smicard à 7,50 € net de l'heure doit travailler 5 secondes pour gagner un centime...
Le temps passé à calculer, écrire ou reporter les centimes est donc très souvent une charge et il y a des gains de productivité important à tirer des arrondis.
Pour les curieux je vous laisse chercher dans Google dans quel texte de loi se trouve le paragraphe suivant :
citation: 3. Lorsque les montants sont supérieurs ou égaux à 1 milliard de francs, ils sont arrondis à la dizaine de millions d'euros la plus proche. Cinq millions d'euros sont comptés pour dix millions.
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Viviane
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Posté - 31 août 2014 : 16:19:12
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Celle là , elle est vraiment drôle, fallait la trouver, andré 78.. (la retrouver fut simple aucun mérite ...)
Ordonnance n° 2000-916 du 19 septembre 2000 portant adaptation de la valeur en euros de certains montants exprimés en francs dans les textes législatifs
Chapitre IV
Adaptation des dispositions en matière fiscale, comptable et douanière
Section 1
Modifications apportées à certains codes
Sous-section 1
Législation fiscale
Article 6
http://www.legifrance.gouv.fr/affic...xte=20000923 |
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Édité par - Viviane le 31 août 2014 16:22:48 |
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Posté - 31 août 2014 : 16:34:41
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andré a raison, en théorie, il faut sortir toutes les annexes en fin d'exercice, mais vu le budget, le nombre de copros et la facilité à leur montrer les comptes de "bonne mère de famille", je ne suis pas sur que l'absence de ces annexes pose préjudice, d'autant qu'elles ne sont pas toujours compréhensibles. MAIS LA LOI, C'EST LA LOI !!!!!
PS1: moi à votre place, je m'en affranchirai et ferai la compta sur un vulgaire tableau excell, les dépenses et recettes les unes sous les autres avec une colonne solde, comme un relevé bancaire et basta. Mais je serai HORS LA LOI !!!!!
PS2 : je pense que les grands énarques et nos chers  députés, n'ont jamais tenu la comptabilité d'une telle copro à 3. Certains sont même pas capables de faire leur propre déclaration de patrimoine qu'ils ont eux mêmes votés... Excusez moi de m'être un peu défoulé...  et pan sur les doigts.
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andre78fr
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Posté - 31 août 2014 : 17:02:59
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En fait il faudrait une version très simplifiée de l'annexe 1, un état financier qui présente d'un côté les soldes bancaires + copropriétaires en retard éventuels et à droite les éventuels fonds et avances (à 3 ou à 300 on a besoin d'une avance de trésorerie et/ou de provisions pour travaux...) et les dettes fournisseurs... sans les lignes inutiles et les numéros de comptes.
Cependant, je pense que même les petites copropriétés ont intérêt à suivre le formalisme de la comptabilité en partie double ; on peut bien sûr suivre ses recettes dépenses avec un tableau Excel mais il faut aussi suivre les appels, les règlements, pointer la banque, calculer les répartitions, éditer des documents... mettre tout ça au point avec Excel (malgré de très bon classeurs existants) n'est pas si facile... mais c'est possible !
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Posté - 31 août 2014 : 21:01:09
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Tout d’abord un grand merci à tous pour vos réponses. Je me suis sentie tellement perdue en découvrant la comptabilité la semaine dernière… c'est bête, mais je n'y avais pas vraiment pensé… Je me sens moins seule maintenant :)
citation: Cependant, je pense que même les petites copropriétés ont intérêt à suivre le formalisme de la comptabilité en partie double ; on peut bien sûr suivre ses recettes dépenses avec un tableau Excel mais il faut aussi suivre les appels, les règlements, pointer la banque, calculer les répartitions, éditer des documents... mettre tout ça au point avec Excel (malgré de très bon classeurs existants) n'est pas si facile... mais c'est possible !
Oui. C’est ce que je souhaite : me former. Je suis curieuse et j’aimerais découvrir la compta. Mon intention est effectivement s’utiliser excel. Je sais que ce sera dur.
citation: Mais bon, pour 3 lots, si elle donne sa compta de mère de famille ici, avec quoi, 20 factures par an et encore
2 x Eau
2 x Electricité
1 x Assurance
1 x Alerte-fuites
1 x compteurs radio-relvés
1 x archivage
+ timbres
+ petits travaux (env. 1 fois trous les trois ans)
Total : 6 - 12 factures.
citation: Exemple classique : 100 € à 3 ==> on aura 33,33 € sur les comptes des copropriétaires et 0,01 € sur le compte d'attente.
On peut ensuite solder 470 par le débit du 701 qui fera apparaître le montant exact des appels ; 99,99 € au lieu des 100 € du budget.
En gros :
DEBITS : 33,33 € sur 450001, 450002, et 450003 et 0,01 € sur 470000
CREDITS : 99,99 € sur 701000 et 0,01 € sur 701000
Au total, j’ai bien 100 € de crédité sur 701000, j’appel un montant payable (99,99) qui apparaît bien dans la compta et j’ai mis le centime restant sur le compte d’attente.
Maintenant, je dois le solder. Pour cela, je fais :
DEBIT : 0,01 € sur 701000
CREDIT : 0,01 € sur 470000
Question : à quel moment dois-je le faire ? Après la fin de l’exercice ? Dans ce cas, le centime non appelé doit s’ajouter au budget prévisionnel de l’année suivante ?
Je suis un peu perdue...
citation: avant de calculer la quote part de chacun, puisque vous avez décidé des appels de fonds trimestriels, il faut diviser le budget par 4 ce qui fait 1214 euros
C’est noté. Donc je devrai placer 4 fois par an des fonds sur le compte d’attente…
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Viviane
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Posté - 31 août 2014 : 21:11:03
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Les pros vous répondront sur les détails mais:
citation: Mon intention est effectivement s’utiliser excel. Je sais que ce sera dur.
Un syndic vous coûterait 1500 euros minimum. Si vous voulez faire une compta en partie double, ce qui est effectivement beaucoup mieux, économisez votre énergie, achetez un logiciel, y'en a de très peu chers, voyez les débats dans la section spécialisée.
Vous allez consacrer des heures et des heures à paramétrer excel alors que d'autres ont déjà fait le boulot et, sans vouloir vous vexer, sans doute mieux que vous ne le ferez avant un bon moment Sans compter les erreurs dues à un mauvais paramétrage...
Bénévole ne veut pas dire: pas de frais. Le SDC peut payer ce genre de frais. |
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Édité par - Viviane le 31 août 2014 21:17:59 |
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Posté - 31 août 2014 : 22:05:18
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+1 aussi sans aucune réticence pour la comptabilité en partie double, avec ca on évite pas mal d'erreurs.
Un petit plan comptable réduit n'a jamais fait de mal a personne.
Il faut que ce que vous fassiez soit compréhensible par un autre dans deux ans, et par vous même dans trois (oui, pas toujours évident)
il faut surtout que le collationnement (rapprochement) avec le compte bancaire soit aisé, si possible automatique. |
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Posté - 31 août 2014 : 22:08:55
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citation: Un syndic vous coûterait 1500 euros minimum. Si vous voulez faire une compta en partie double, ce qui est effectivement beaucoup mieux, économisez votre énergie, achetez un logiciel, y'en a de très peu chers, voyez les débats dans la section spécialisée.
J'y viendrai peut-être un jour. Pour le moment, je souhaite apprendre à faire TOUS les calculs "à la main".
citation: Vous allez consacrer des heures et des heures à paramétrer excel alors que d'autres ont déjà fait le boulot
Oui.
Mais je ne compte pas totalement "parametrer"excel. Par exemple, je vais tenir les journaux à jour, construire le Grand Livre "à la main" (pas de macro).
Ce ne sera pas un tableau universel et ré-utilisable. Il sera propre à ma situation. Pour 10 factures et 12 appels de fonds, c'est un gain de temps que de ne pas tout programmer. |
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Viviane
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Posté - 31 août 2014 : 22:14:45
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C'est vous qui voyez, ma foi. Bon courage.
PS : Sachant que la plupart de ces logiciels ne font pas que la compta. Ils font aussi les PV, appels de fonds, convocs, avec toutes les mentions légales obligatoires... donc pas d'oubli. Et ne vous dispensent pas de comprendre ce que vous faites en compta, sans quoi ils sont inutilisables |
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Édité par - Viviane le 31 août 2014 22:19:34 |
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andre78fr
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Posté - 31 août 2014 : 22:20:19
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Si vraiment vous voulez utiliser Excel, regardez ou utiliser un classeur existant (ça vous donnera une idée des besoins et des contraintes), par exemple :
Présentation : http://syndic.benevole.over-blog.co...0419009.html
Fichier : http://ddata.over-blog.com/0/11/13/...onSyndic.xls
Je vous recommande également un logiciel (classique ou en ligne) mais je ne donnerai pas de noms :-)
Le compte 470 est à traiter et à solder en fin d'exercice ; pour les arrondis et les reliquats on peut avoir des centimes qui se cumulent mais parfois aussi qui se neutralisent (par exemple en faisant un appel travaux de 100,01 €... soit 33,34 € chacun et 1 centime au crédit).
Dans l'exemple précédent, le montant réellement appelé est de 99,99 € ; il apparaît dans les cumuls débits des copropriétaire et au crédit du 701 (même si le budget prévoyait 100 €, c'est le montant des appels réels). Et donc si on n'a qu'un centime au débit du 470 on va le solder par un débit d'un centime sur le 701... |
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Posté - 01 sept. 2014 : 08:40:00
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je ne vais pas aller contre certains logiciels qui sont très bien construit, et je confirme les propos de andré, mais enfin pour 12 factures par an, excusez moi, mais vous allez vous embêter pour rien, car même avec ces niveaux de factures et de copros, les annexes peuvent être faites à la main, vous passerez moins de temps.... |
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Comptabilité Syndic Bénévole 
